Cómo debe ser una correcta factura para FACe

¿Sabes cómo crear una factura para FACe? Si eres pyme o autónomo y realizas trabajos para la Administración pública, te conviene dominarlo cuanto antes.

La facturación electrónica es una realidad, no solo una posibilidad, sino también una obligación para quien trabaja con las Administraciones públicas. Y las previsiones indican que, en próximas fechas, este sistema se aplicará a todo tipo de transacciones. ¿No crees que deberías informarte?

Qué es FACe

De momento, la factura electrónica ya es imprescindible si trabajas con las instituciones públicas. Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio facturar electrónicamente a la Administración.

Si sueles trabajar con ella, seguro que ya sabes qué es el FACe: un portal web conocido como Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Es aquí donde hay que presentar todas las e-facturas dirigidas a estas entidades.

Sin duda, es un buen reflejo del avance tecnológico en el ámbito administrativo. Se convierte así en una ventanilla única para enviar facturas electrónicas a las diferentes entidades públicas contratantes.

Sus características principales son dos:

• Cuenta con un formato unificado y codificado.
• Favorece la integración con los programas de facturación habituales en las empresas, los cuales se pueden conectar de un modo automático.

Factura FACe: qué es y por qué es importante

De igual manera que conoces las particularidades de las facturas ordinarias y simplificadas, te conviene dominar el sistema de facturación FACe y sus características.

¿Sabes para qué sirve este Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado? Supone un impulso a este modelo de facturación sin papel. Gracias a él, la AGE y otras Administraciones públicas de las distintas comunidades autónomas, ofrecen a sus proveedores un único punto de presentación de facturas. De este modo, con una ventanilla común de presentación y consulta y un formato de factura unificado, todo se simplifica.

Además, tal y como te hemos indicado, el portal web de FACe se puede conectar con el sistema de facturación de los proveedores. De este modo, es capaz de facilitar aún más el envío y la gestión automática.

En la actualidad, más de 8.000 Administraciones públicas españolas están recibiendo facturas FACe. En tu condición de pyme o autónomo, si eres proveedor de alguna de ellas, estás obligado a presentar tus facturas electrónicas a través de este método. La entrada en vigor de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre convirtió definitivamente el papel en un elemento del pasado en la facturación empresarial.

Tampoco vas a poder cobrar esta clase de facturas por medio de un adeudo domiciliado, ni incorporar ningún tipo de ejecución en caso de impago. Por tanto, solo puedes facturar a las administraciones públicas enviando tu factura a FACe. Lo novedoso del sistema no te exime de guardar los justificantes, tal y como hacías antes con las facturas en papel.

Beneficios de este sistema

En primer lugar, proporciona a los proveedores de la Administración pública estas ventajas:

• Un portal web único desde el cual presentar con sencillez sus facturas electrónicas
• Una interfaz de web services para el envío automático de las facturas desde sus propios sistemas de contabilidad.

También las Administraciones públicas salen beneficiadas, porque FACe les facilita:

• Un portal de gestión web desde el que sus proveedores pueden gestionar las facturas recibidas, descargarlas y consultar sus estados de tramitación.
• Interfaces de web services que permiten la recepción automática de las facturas en sus sistemas de gestión.

El principal objetivo de la Administración con FACe es automatizar el volcado de datos de los diferentes ficheros mediante un formato y un lenguaje universales.

¿Cómo debe ser una factura para FACe?

Para acceder a este sistema de facturación electrónica necesitas contar con el certificado digital y el sistema Cl@ve, además de tener la posibilidad de emitir una firma electrónica.

Cada una de las facturas entregada se encripta con código seguro de verificación (CSV). Es un procedimiento muy similar al que se produce cuando presentas cualquier tipo de impuesto de forma online. Cada documento que entregas tiene un código único que debes conservar como justificante, por si te hace falta llevar a cabo alguna clase de seguimiento.

Además de cumplir estos condicionantes específicos, la factura FACe debe seguir exactamente los mismos parámetros que las que se realizan en papel.

En concreto:

• Número y fecha de emisión.
• Identificación de cada una de las partes.
• Base imponible, así como los diferentes impuestos aplicables.
• Cuantía total para facturar.

Resulta lógico entender que una factura FACe correcta también debe ser legible, auténtica y adaptada al protocolo de firma electrónica. Adicionalmente, te pueden solicitar hacer un intercambio de datos electrónico EDI para demostrar que el fichero no ha sido alterado.

Quizás, al principio, te puede parecer complicado, normalmente por los habituales frenos personales al cambio. Sin embargo, en cuanto ganes experiencia con este formato valorarás sus aportaciones positivas: ahorro de tiempo, facilidad de gestión y almacenaje de estas facturas.

Cómo se presenta una factura electrónica a través de FACe

Vamos a plantear, paso a paso, el procedimiento que debes realizar. Ahora bien, para poder usar este sistema de factura firmada digitalmente, lo primero es darse de alta en FACe factura electrónica.

Una vez hecho, la presentación de facturas es relativamente sencilla:

• Genera la factura electrónica en formato factura. Existen soluciones gratuitas o de pago que te permiten completar toda la información de la factura y generar el documento electrónico. En Internet puedes encontrar muchas alternativas.
• Firma la factura electrónica con un certificado electrónico de los admitidos por @firma.
• Presenta la factura en FACe. Puedes hacerlo de dos modos. El primero, a través de alguna herramienta o solución que remita la factura de manera automatizada. La segunda posibilidad, desde el propio portal de FACe en la sección «Factura / Remitir factura».
• Descarga el justificante una vez que has presentado la factura. Incluye un código seguro de verificación (CSV) con el que es posible cotejar la originalidad del documento en cualquier momento.

En definitiva, ahora que conoces cómo debe ser una factura para FACe lo tienes más fácil como pyme o autónomo. Es fundamental, ya lo has visto, si vendes productos o servicios a las Administraciones públicas. Además de evitar posibles sanciones, tu trabajo administrativo quedará simplificado. Y si lo que buscas es máxima tranquilidad, infórmate sobre los seguros de Zurich.

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