Diferencias entre CIF y NIF. Cómo se solicita

Más allá de su primera letra, ¿cuáles son las diferencias entre CIF y NIF? Posiblemente, su parecido formal y funcional ha generado cierta confusión entre ambos conceptos. Ahora, con este contenido, vamos a despejar cualquier tipo de dudas.

¿Cuáles son las diferencias entre CIF y NIF?

No lo dudes, todo autónomo o gestor de una pyme necesita distinguir perfectamente ambos conceptos. Son, sencillamente, un par de documentos que sirven para identificar a los agentes de las operaciones realizadas a diario. En general, deben presentarse para dejar constancia de quiénes son.

¿Qué es el NIF?

¿Cómo se interpretan estas siglas? NIF significa Número de Identificación Fiscal. Este código de control oficial que sirve para identificar a cualquier persona física o jurídica que lleva a cabo actividades u operaciones mercantiles.

Quizás te ha sorprendido algo en la anterior descripción. Efectivamente, has leído bien: también es obligatorio para las entidades que carecen de personalidad propia. Este cambio se estableció en el año 2008. Hasta entonces, el NIF era específico de las personas físicas, por lo que solo ellas debían presentarlo al efectuar estas operaciones.

¿Qué era el CIF?

Hablamos en pasado porque, precisamente, cayó en desuso en ese 2008 que acabamos de nombrar. CIF es el acrónimo de Código de Identificación Fiscal. Durante mucho tiempo, fue el documento de identificación específico y exclusivo de las empresas y los autónomos. Fue tras aprobarse y publicarse el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, cuando dejó de aplicarse. Por eso, en la actualidad, las personas jurídicas —las pymes y las grandes empresas—, como los emprendedores y los autónomos, solo poseen el NIF.

Es decir, el CIF es un reflejo del pasado. Ya no existe ni está en vigor, porque fue reemplazado de manera oficial por el NIF en 2008. Sin embargo, todavía algunos empresarios, mandatarios y gerentes anclados en lo pretérito utilizan esta palabra equivocadamente.

¿Cuáles son los rasgos del NIF?

Aunque se ha unificado el concepto y la terminología, el NIF es diferente cuando se ha expedido para un autónomo individual o para una empresa. Te detallamos a continuación cuáles son las principales diferencias.

NIF para autónomos

Es idéntico al Documento Nacional de Identidad (DNI) del profesional por cuenta propia que está llevando a cabo la actividad mercantil. Si eres español, solo tienes que mirar tu carné de identidad para reconocerlo: presenta ocho números y una letra. ¿Un botón de muestra? El 17727037C, por ejemplo.

NIF para empresas

Hay una variación importante en su disposición: la letra está delante y va seguida por otros ocho dígitos. Además, estos elementos no son aleatorios, sino que tienen significados específicos.

Así, la primera letra del NIF de una entidad refleja su condición, lo cual puede condicionar el método de facturación:

• A. Sociedad anónima
• B. Sociedad limitada
• C. Colectivo
• D. Sociedad comanditaria
• E. Comunidad de bienes
• F. Cooperativa
• G. Asociación
• H. Comunidad de propietarios
• J. Sociedad civil
• N. Entidad no residente
• P. Corporación local
• Q. Organismo público
• R. Institución religiosa
• S. Administración estatal o autonómica
• U. Unión temporal de empresas
• V. Otros
• W. Establecimiento permanente no residente en España

En cuanto a los números, también incluyen una serie de códigos e informaciones, en este caso según su emplazamiento:

• Los dos primeros reflejan la provincia donde se ubica la sede social.
• Los cinco siguientes responden a la inscripción en el registro provincial.
• El último es un dígito de control, puede ser una letra o un número.

En realidad, el NIF ha conservado la estructura del CIF. Esta fusión provoca que muchas personas sigan hablando del CIF.

¿En qué se diferencian el NIF y el DNI?

El DNI o Documento Nacional de Identidad es un código personal, intransferible, que verifica nuestra identidad. Es exclusivo de personas con nacionalidad española, por nacimiento o sobrevenida. La alternativa para los residentes en España que no cumplen esta premisa es el Número de Identificación de Extranjeros (NIE).

Fíjate en esta significativa distinción entre ambos documentos:

• Hacienda entrega el NIF a las empresas que se dan de alta en el Registro Mercantil.
• La Dirección General de la Policía Nacional —dependiente del Ministerio del Interior—asume la función de expedir el DNI a los ciudadanos españoles.

Adicionalmente, el NIF ha de constar en cualquier trámite con efectos aduaneros o tributarios, como la emisión de una factura. Recuerda que está sujeta al pago de un impuesto.

¿Cómo hay que solicitar el NIF?

Los trabajadores autónomos no lo necesitan, porque su número de DNI se convierte automáticamente en el NIF.

Las organizaciones y empresas deben pedirlo a la Agencia Tributaria dentro del mes posterior a la fecha en que se ha constituido su personalidad jurídica. Hacienda les proporciona uno provisional desde que lo piden hasta que se revisa la documentación y se concede el definitivo.

El Modelo 036

Los responsables de las empresas deben cumplimentar el Modelo 036 para solicitar su NIF. Si es tu caso, ten presente:

1. Señal la casilla 120 si cuentas con un NIF provisional y la 110 si no es así.
2. Incluye los datos tu empresa en las casillas de la página 2B.
3. Haz constar, en la página 3, quiénes son los representantes legales. No olvides adjuntar el NIF de persona física de cada uno.

Puedes hacer tu solicitud telemáticamente en la web de la Agencia Tributaria. Eso sí, necesitas tener certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve PIN. También es posible realizarlo en cualquier oficina de Hacienda con cita previa.

Esta es la documentación que debes presentar en todo caso: Modelo 036, NIF del o los representantes, escritura de constitución e inscripción en el Registro Mercantil.

La conclusión es clara: ambos son códigos de identificación fundamentales en las operaciones mercantiles. Sin embargo, el CIF desapareció en 2008 y el NIF mantiene su vigencia ahora, tanto para personas físicas como jurídicas. En ambos casos, sus características son distintas. Si eres autónomo, es idéntico a tu DNI. Cuando es una organización, se concreta en una letra seguida de ocho números que transmiten información según su ubicación.

Una vez que tienes claras las diferencias entre CIF y NIF, recuerda que para un buen desarrollo de tu actividad necesitas un seguro que te cubra este riesgo y así te puedas centrar en desarrollar tu negocio.

Además, sabemos que pueden surgir muchas dudas legales, fiscales, laborales… por eso queremos ayudarte en cualquier duda que te pueda surgir con nuestra app de Zurich Contigo. En ella te ofrecemos un servicio de consulta legal gratuita, con especialistas en todos los ámbitos del derecho: laboral, mercantil, fiscal… a través de chat o videollamada. Es 100% digital por lo que podrás disfrutar de este servicio estes donde estes. Si todavía no eres cliente de Zurichempresas.es podrás conseguir un mes gratis al solicitar presupuesto.

En www.zurichempresas.es somos expertos en ayudar a profesionales como tú. Descubre los beneficios de tener un seguro de Responsabilidad Civil y en caso de dudas, pregúntanos lo que necesites.